تعليمات الخروج من Airbnb: دليل شامل للمضيفين (بالإضافة إلى 3 قوالب مجانية)

عندما ينهي الضيوف إقامتهم في Airbnb، فإن المهمة الأخيرة للمضيف الرائع هي إرسال تعليمات الخروج لهم. هذه هي فرصتك الأخيرة للتواصل مع ضيوفك وفرصة رائعة لتركهم مع انطباع ايجابي.

في منشور المدونة هذا، سنقدم لك دليلاً مفصلاً حول كيفية صياغة تعليمات الخروج من Airbnb، إلى جانب قوالب عملية مختلفة لتسهيل العملية عليك.

لماذا يحتاج مضيفو Airbnb إلى تعليمات الخروج؟

تلعب تعليمات الخروج دورًا حيويًا في تحسين تجربة ضيوفك. فهي تساعد في ضمان عملية خروج سلسة. بصفتك مضيفًا محترفًا، يجب أن تعرف الفوائد العديدة التي تجلبها هذه التعليمات.

• تبسيط معدل دوران العمل:تشجع التعليمات الواضحة الضيوف على مغادرة المكان فور وصولهم إليه، مما يخفف من عبء التنظيف. من خلال تحديد وقت المغادرة ومكان إعادة المفاتيح بوضوح، يمكنك تجنب أي ارتباك في اللحظة الأخيرة. بهذه الطريقة، يكون مكان Airbnb الخاص بك جاهزًا للضيف التالي في الوقت المناسب!
• اترك انطباعا جيدا:يُظهِر الوداع الودي لضيوفك أنك تهتم حقًا بتجربتهم. تعكس تعليمات الخروج المصممة جيدًا اهتمامك بالتفاصيل والتزامك بممتلكاتك. يمكن أن تترك هذه اللمسة المدروسة انطباعًا دائمًا، مما يساعد الضيوف على إنهاء إقامتهم بشكل جيد وتشجيعهم على الحجز معك مرة أخرى.
• توضيح المسؤوليات:بدون معلومات واضحة، قد يشعر الضيوف بالارتباك بعض الشيء بشأن عملية الخروج، مما يؤدي إلى تبادل غير ضروري للمعلومات. من خلال تقديم تعليمات واضحة، يمكنك تحسين تجربتهم الإجمالية والتأكد من أنهم يعرفون ما هو متوقع منهم.
• تشجيع المراجعات الإيجابية:لا تنس تذكير الضيوف بترك تقييم في تعليمات الخروج. ردود فعل إيجابية يساعدك ذلك على بناء سمعتك وجذب الحجوزات المستقبلية. ففي النهاية، الضيوف السعداء هم مفتاح نجاح القائمة!

متى يجب إرسال تعليمات الخروج من Airbnb؟

يعد التوقيت أمرًا بالغ الأهمية عندما يتعلق الأمر بإرسال تعليمات الخروج من Airbnb. للحصول على أفضل النتائج، فكر في إرسال التذكيرات عدة مرات لتجنب أي سهو.

1. قبل الحجز:أفضل ممارسة هي تحديد التوقعات مبكرًا. ما عليك سوى إضافة تعليمات الخروج إلى أوصاف إعلان Airbnb الخاص بك. بهذه الطريقة، يمكن للضيوف الاطلاع على التعليمات قبل الحجز. بالإضافة إلى ذلك، سيكون لديهم إمكانية الوصول بسهولة إلى هذه المعلومات أثناء إقامتهم.
2. عند تسجيل الوصول:تُعد فرصة رائعة أخرى لتذكير الضيوف عند وصولهم. قم بتضمين معلومات مفصلة حول المغادرة في خطاب الترحيب أو الدليل الإرشادي. يؤدي هذا إلى إنشاء اتفاق غير مرئي بينك وبين ضيوفك، مما يعزز أهمية التعليمات.
3. قبل الخروج:يمكن أن يكون التذكير في الوقت المناسب قبل المغادرة فعالاً للغاية. يمكنك استخدام أدوات الأتمتة لإعداد التذكيرات في الوقت المناسب. بهذه الطريقة، يمكنك التأكد من أن الضيوف على علم جيد قبل مغادرتهم.

قد يتواصل بعض المضيفين مع الضيوف في نقاط مختلفة، مما قد يشكل عبئًا كبيرًا. لتبسيط هذا، فكر في استخدام برنامج تأجير الإجازات أتمتة كافة الاتصالات حول تعليمات تسجيل الوصول والمغادرة.

على سبيل المثال، يسمح Hostex للمضيفين بإعداد رسائل تلقائية يتم تشغيلها. وهذا يتيح لك ضبطها ونسيانها، بينما يتولى البرنامج القيام بمهام ثقيلة.

كيفية صياغة تعليمات فعالة لإنهاء إجراءات الخروج من Airbnb؟

إن صياغة تعليمات فعّالة عند تسجيل الخروج من الفندق قد تعمل على تعزيز رضا النزلاء بشكل كبير. وفيما يلي بعض النصائح الأساسية التي يجب وضعها في الاعتبار:

• كن بسيطا وواضحا:يجب أن تكون تعليمات الخروج الخاصة بك واضحة وسهلة الفهمتجنب الغموض من خلال شرح كل خطوة بوضوح. استخدم لغة بسيطة ومباشرة لتجنب أي ارتباك.
• قم بتضمين جميع المعلومات الضرورية:تأكد من أن تعليماتك تغطي كل ما يحتاج الضيوف إلى معرفته قبل المغادرة، مثل وقت المغادرة وطريقة إرجاع المفتاح وأي تفاصيل أخرى ذات صلة. فكر في الأمر على أنه إرشاد لضيوفك - تأكد من أن تعليماتك شاملة.
• التحقق من الدقة:بعد إكمال تعليماتك، خذ الوقت الكافي لمراجعتها بعناية. تحقق من الأخطاء الإملائية وتأكد من صحة جميع المعلومات. التفاصيل غير الصحيحة قد تؤدي إلى الارتباك والإحباط، مما يؤثر سلبًا على تجربة ضيوفك وتعليقاتهم.
• حافظ على لهجة مهذبة وودية:استخدم نبرة مهذبة وودودة في تعليماتك. يساعد هذا الضيوف على الشعور بالتقدير والترحيب. فكر في إضافة لفتة صغيرة، مثل ملاحظة شكر أو خصم لإقامتهم التالية، لتعزيز رضاهم.

ماذا يجب أن تتضمن تعليمات الخروج من Airbnb؟

إن تعليمات الخروج المصممة جيدًا تقلل من سوء الفهم المحتمل وتضمن أن يكون مكان إقامتك جاهزًا للضيوف التاليين. ويمكن أن تترك انطباعًا إيجابيًا دائمًا، وتشجع على الحجوزات المستقبلية. إليك ما يجب تضمينه:

1. وقت المغادرة:قم بتوضيح تاريخ ووقت المغادرة بوضوح، حيث تعد هذه معلومات بالغة الأهمية لضيوفك. لتجنب أي تأخيرات بسبب سوء التواصل، اقترح إطارًا زمنيًا، مثل "يرجى المغادرة بحلول الساعة 11 صباحًا، ومن الأفضل بين الساعة 10 صباحًا و11 صباحًا."يمكنك أيضًا توضيح أهمية الخروج في الوقت المحدد، ربما من خلال ذكر موعد وصول طاقم التنظيف.
2. القفل والسلامة: ذكّر الضيوف بإغلاق جميع النوافذ وقفل الأبواب قبل المغادرة لضمان أمن العقار. وهذا مهم بشكل خاص، حيث أن الأبواب والنوافذ غير المقفلة قد تشكل مخاطر أمنية. إذا كنت أو موظفوك موجودين في المنزل، فيمكنك تخفيف هذا الشرط قليلاً مع التأكيد على أهمية السلامة.
3. مفتاح العودة:إذا كان إيجارك لقضاء الإجازة يستخدم مفاتيح مادية، فتأكد من إخبار الضيوف بالمكان الذي يجب تركها فيه، مثل، "يرجى إعادة المفاتيح إلى صندوق القفل الموجود على الشرفة؛ حيث توجد مجموعات للأبواب الأمامية والخلفية."إذا كنت تستخدم قفلًا ذكيًا، فيمكنك تبسيط ذلك عن طريق إعلام الضيوف بضرورة التأكد من إغلاق الباب وقفله وتذكيرهم بأن رمز الوصول المؤقت الخاص بهم سينتهي صلاحيته بعد تسجيل المغادرة.
4. التنظيف والترتيب:يعتمد مدى التنظيف الذي تطلبه من الضيوف على رسوم التنظيف التي تفرضها. إذا كانت الرسوم منخفضة أو غير مدفوعة، فمن المعقول أن تطلب بعض المهام البسيطة، مثل:
   • إخراج القمامة
   • غسل الأطباق
   • إزالة الطعام من الثلاجة
   • وضع الملابس المستعملة في سلة الغسيل
5. إيقاف تشغيل الأجهزة:تذكير الضيوف بإيقاف تشغيل الأجهزة المستهلكة للطاقة قبل مغادرتهم لتجنب النفقات غير الضرورية. يتضمن ذلك:
   • أضواء
   • الأجهزة الإلكترونية، مثل أجهزة التلفاز
   • التدفئة وتكييف الهواء
   • مدافئ الغاز/الكهرباء
6. التحقق النهائي من الممتلكات:غالبًا ما ينسى الضيوف الأشياء، لذا فإن إضافة تذكير في تعليمات الخروج من الفندق يعد أمرًا حكيمًا. يساعد هذا في تقليل متاعب فقدان الأشياء ويعزز رضا الضيوف.
7. طلب المراجعة:اطلب من الضيوف بأدب ترك تقييم في تعليمات الخروج، مع التأكيد على أهمية التعليقات بالنسبة لشركتك. لقد كتبنا سابقًا مقالاً مفصلاً حول كيفية الحصول على المزيد من التقييمات الإيجابية، والتي قد تجدها مفيدة.
8. معلومات الاتصال:أخيرًا، تأكد من تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك حتى يتمكن الضيوف من التواصل معك بسهولة في حالة وجود أي أسئلة بعد تسجيل الخروج. كما تعد هذه فرصة رائعة لمشاركة موقع الحجز المباشر الخاص بك، وتشجيع الضيوف على العودة.

كيفية توصيل تعليمات الخروج لضيوفك؟

1. الإرسال عبر Airbnb

لقد قدمت Airbnb ميزة إرسال تلقائية تذكيرات الخروج للضيوف. سيتم إرسال هذا الإشعار إلى الأجهزة المحمولة للضيوف في الساعة 5:00 مساءً (بتوقيتهم المحلي) في اليوم السابق لموعد المغادرة. إليك كيفية إضافة تعليمات المغادرة إلى إعلانك على إصدار سطح المكتب من Airbnb:

• انقر القوائم وحدد القائمة التي تريد تغييرها
• تحت محرر القائمة, انقر دليل الوصول
• انقر تعليمات الخروجثم انقر أضف التعليمات
• قم بإجراء اختياراتك وانقر فوق يحفظ

يرجى الملاحظة:

• يجب على الضيوف تنزيل تطبيق Airbnb وتفعيل الإشعارات الفورية لتلقي هذا التذكير.
• يمكنك فقط إضافة ما يصل إلى 140 حرفا من التفاصيل الاختيارية.

2. العرض في منزلك

إن توفير تعليمات الخروج بشكل واضح في منزلك يعد أيضًا خطوة ذكية.

• إنشاء علامة واضحة:قم بتصميم علامة بسيطة وقابلة للقراءة توضح إجراءات الخروج الرئيسية، مثل وقت الخروج وتعليمات إرجاع المفتاح.
• اختر المواقع الاستراتيجية:ضع اللافتة في المناطق ذات الحركة المرورية الكثيفة، مثل المطبخ أو بالقرب من الباب الأمامي، للتأكد من أن الضيوف يرونها.
• أضف لمسة شخصية:فكر في ترك ملاحظة مكتوبة بخط اليد تشكر فيها الضيوف على إقامتهم. فهذا يضيف الدفء ويشجع على تلقي ردود فعل إيجابية.
• استخدم قائمة المراجعة:إذا كان هناك مهام متعددة، فإن تنسيق قائمة المراجعة يمكن أن يساعد الضيوف على تتبع ما يجب عليهم القيام به بسهولة قبل المغادرة.

3. استخدام برامج تأجير العطلات

إذا كنت قم بإدراج ممتلكاتك على منصات OTA المتعددةإن استخدام برامج الإدارة المركزية من شأنه أن يبسط هذه المهمة.

تتيح لك أدوات الأتمتة الخاصة بـ Hostex إنشاء قوالب الرسائل الآليةسيتم إرسال رسائل تلقائيًا إلى الضيوف على كل منصة قبل الخروج. لذا لن تحتاج إلى تسجيل الدخول إلى كل منصة لإدارة تعليمات الخروج، مما يقلل بشكل كبير من عبء العمل عليك.

1. انقر على الرسائل الآلية في قسم الأتمتة.
2. انقر على + زر لإنشاء قاعدة جديدة.
3. إنشاء حجز أو معلومات تسجيل الوصول مشغل.
4. احفظ القاعدة الخاصة بك.

باستخدام هذا الحل، يمكنك إعداد رسائل تلقائية بسهولة لكل سيناريو يمكنك التفكير فيه، وتغطية جميع مراحل إقامة ضيوفك - من تأكيد الحجز إلى تسجيل المغادرة وما بعد ذلك.

أفضل قوالب تعليمات الخروج من Airbnb

الآن بعد أن أصبحت على دراية بأساسيات تعليمات الخروج، إليك بعض القوالب المجانية الكاملة التي يمكنك تخصيصها لرسائلك.

القالب 1: واضح ومباشر

عزيزي [اسم الضيف]، نشكرك على إقامتك معنا في Airbnb! نأمل أن تكون قد قضيت وقتًا رائعًا. ستنتهي إقامتك في [تاريخ المغادرة]. لضمان تسجيل مغادرة سلس، يرجى اتباع التعليمات التالية:

· يرجى المغادرة بحلول الساعة 11 صباحًا للسماح لنا بالاستعداد للضيف التالي.
· قم بإرجاع جميع المفاتيح إلى صندوق القفل بالخارج.
· ضع أي شيء نقلته أثناء إقامتك في مكانه الصحيح.
· قم بإطفاء جميع الأضواء والأجهزة للحفاظ على الطاقة.
· أغلق جميع الأبواب والنوافذ وأغلقها من أجل السلامة. نشكرك على اتباع هذه التعليمات. نتطلع إلى زيارتك القادمة!

القالب 2: موجز وواضح

مرحبًا [اسم الضيف]، شكرًا لك على إقامتك معنا! نود تذكيرك بأن موعد تسجيل المغادرة غدًا الساعة 11 صباحًا. قبل المغادرة، يُرجى غسل الأطباق وإعادة أي شيء نقلته أثناء زيارتك. تأكد من قفل الباب عند المغادرة. نأمل أن تكون قد قضيت وقتًا رائعًا، ونتطلع إلى زيارتك القادمة! رحلة آمنة!

القالب 3: تذكير ودي

مرحبًا [اسم الضيف]، لقد شارفت إقامتك معنا على الانتهاء. نأمل أن تكون قد صنعت ذكريات جميلة أثناء إقامتك! لضمان مغادرتك بسلاسة، إليك تفاصيل المغادرة:

وقت المغادرة:  
موعد المغادرة المقرر هو بين الساعة 10 صباحًا و11 صباحًا للسماح لموظفي التنظيف لدينا بالاستعداد للضيف التالي. إذا كانت لديك أي أسئلة أو كنت بحاجة إلى موعد مغادرة لاحق، فيرجى الاتصال بنا على [رقم هاتف المضيف]، وسنبذل قصارى جهدنا لتلبية طلبك.

التحضير للمغادرة:  
قبل أن تغادر، يرجى: · التخلص من القمامة في سلة المهملات الكبيرة بالخارج. · نزع أغطية الأسرة ووضع المفروشات في سلة الغسيل. · وضع المناشف المستخدمة في سلة الغسيل. · إعادة أي أثاث متحرك إلى مكانه الأصلي. · ترك الأطباق المتسخة في المطبخ؛ وسوف يعتني بها عمال النظافة لدينا. · إطفاء جميع الأضواء والأجهزة (باستثناء الثلاجة). · التحقق من كل غرفة بحثًا عن أي متعلقات قد تكون تركتها وراءك. · إفراغ الثلاجة من الطعام. · التأكد من إغلاق جميع النوافذ. · قفل الأبواب الأمامية والخلفية وإعادة المفاتيح إلى صندوق القفل.

ملاحظات أخرى:  
إذا قمت بإتلاف أي من العناصر عن طريق الخطأ أثناء إقامتك، فيرجى إخبارنا بذلك. وسنقوم بإعلامك إذا كان سيتم خصم أي تكاليف إصلاح أو استبدال من وديعتك. نود الحصول على تعليقاتك، سواء كانت إيجابية أو بناءة، لمساعدتنا على التحسين للضيوف المستقبليين. إذا استمتعت بإقامتك، فيرجى التفكير في ترك مراجعة على منصة الحجز؛ فهذا يساعد في نمو أعمالنا! شكرًا لك مرة أخرى لاختيار Airbnb! وكعربون تقديرنا، قمنا بإعداد هدية صغيرة لك. ندعوك أيضًا لزيارة موقع الحجز الخاص بنا [موقع الحجز] - نأمل أن نراك مرة أخرى قريبًا! رحلات آمنة، [اسمك]

الأسئلة الشائعة حول تعليمات الخروج

كيف تتأكد من أن الضيوف يتبعون إرشادات المغادرة؟

• التواصل الواضح:نقل معلومات المغادرة بوضوح في تأكيد الحجز وقبل تسجيل الوصول، والتأكد من أن الضيوف يعرفون وقت المغادرة والإجراءات.
• تذكيرات بصرية:ضع علامات مرئية على مكان الإقامة لتذكير الضيوف بتفاصيل المغادرة.
• تذكير مسبق:أرسل رسالة إلى الضيوف في اليوم السابق لمغادرة الفندق لتأكيد التزامهم بالمبادئ التوجيهية.
• التفاعل الودي:التواصل مع الضيوف بطريقة ودية، وجعلهم يشعرون بالترحيب والراحة.
• مكافآت صغيرة:فكر في تقديم مكافآت صغيرة، مثل قسائم الخصم، للضيوف الذين يتبعون الإرشادات، وشجعهم على تقديم تعليقات حول تجربتهم.

الأدوات الموصى بها لإدارة عملية الخروج

هوستكس هو برنامج إدارة Airbnb الشهير الذي يوفر ميزات إدارة شاملة لمساعدة المضيفين على تحسين عملية الخروج:

• الرسائل الآلية:إعداد رسائل آلية لتذكير الضيوف بأوقات المغادرة والإجراءات، مما يقلل من التدخل اليدوي ويضمن التواصل في الوقت المناسب.
• مزامنة التقويم:يوفر مزامنة التقويم لعرض حالات الحجز في الوقت الفعلي، مما يمنع تأخيرات المغادرة من التأثير على وصول الضيف التالي.
• إدارة المهام: إنشاء مهام وتعيينها لموظفي التنظيف تلقائيًا لضمان تجهيز الغرف بسرعة بعد مغادرة الضيوف، مع التتبع التلقائي لتقدم المهام لتحسين الكفاءة.
• إدارة المراجعات:يتضمن ميزات لـ إرسال التقييمات إلى ضيوفك بعد الخروج تلقائيًا، والسماح لك بالحصول على تعليقات الضيوف والرد عليها للمساعدة في تحسين خدمتك.