Instructions de départ Airbnb : un guide complet avec 3 modèles gratuits

When guests prepare to leave your Airbnb, check out instructions help wrap up their stay smoothly. This final touch not only ensures a hassle-free departure but also leaves a positive impression that may lead to a great review.

In this guide, we’ll walk you through how to create clear, thoughtful Airbnb checkout instructions. You’ll also find practical templates you can easily adapt for your own property.

To save time, you can automate these messages using Hostex. From booking to check-out, Hostex sends timely instructions and handles up to 70% of your daily tasks. All plans start at just $4.9/month.

Why Do Hosts Need Airbnb Check Out Instructions?

Airbnb checkout instructions are essential for a smooth and professional expérience client. They help guests leave on time and reduce confusion.

1. Streamline Turnover

Clear instructions make turnover faster and easier. When guests know what to do, they are more likely to leave the space tidy. This saves time for you or your cleaner and ensures the place is ready for the next check-in. Always include the check-out time and key return location to avoid last-minute messages.

2. Leave a Strong Final Impression

A thoughtful farewell message shows professionalism. It also helps guests feel valued. Airbnb check out instructions reflect your attention to detail and can improve how guests remember their stay. This final step may encourage them to rebook or recommend your place to others.

3. Set Clear Expectations

Guests often don’t know what’s expected at departure. Without guidance, they may leave the property in poor condition or message you with questions. Clear checkout instructions prevent misunderstandings and make the process smoother for everyone.

4. Boost Your Review Potential

Use this moment to politely remind guests to leave a review. Positive reviews boost your visibility and credibility on Airbnb. A calm and friendly check-out experience increases the chance that guests will say something nice about you.

When to Send Airbnb Checkout Instructions?

Le timing est crucial lorsqu'il s'agit d'envoyer des instructions de départ Airbnb. Pour obtenir de meilleurs résultats, pensez à envoyer des rappels plusieurs fois pour éviter tout oubli.

• Avant de réserver: Set expectations early by including your checkout instructions in the listing description. This lets potential guests know what to expect before booking. It also gives them easy access to the information during their stay.
• À l'enregistrement: Reinforce your checkout process when guests arrive. Add the instructions to your welcome letter or house manual. This helps establish clear expectations and reduces questions later.
• Avant le départ: Send a friendly reminder the night before departure. This keeps the instructions fresh and helps guests prepare. Many hosts find this timing reduces last-minute issues or forgotten tasks.

Manually sending instructions at each stage can be overwhelming. To save time, use vacation rental tools to automate messages.

Par exemple, Hostex lets you create automatic messages triggered by check-in and check-out dates. This ensures guests always receive the right information, at the right time, without extra effort from you.

How to Craft Effective Airbnb Check Out Instructions?

Well-written Airbnb check-out instructions help guests leave on a positive note. Follow these tips to create clear and thoughtful messages that support a smooth departure.

1. Keep It Simple and Clear

Use short, direct sentences. Break down the steps in logical order. Avoid vague terms like “tidy up” or “return items,” and instead explain exactly what you mean. For example, say “Place used towels in the laundry basket.”

2. Cover All Essentials

Include key details such as:

• Heure de départ
• Where to leave the keys
• Whether to lock the doors or windows
• Trash disposal rules
• Wi-Fi disconnection or device shutdown (if needed)

Think from the guest’s perspective. Will they know what to do without asking follow-up questions?

3. Double-Check for Accuracy

Outdated or incorrect instructions can cause stress and delays. Review your message regularly to reflect any changes to your property, check-out time, or key handover process. Accuracy builds trust and avoids misunderstandings.

4. Use a Friendly and Polite Tone

Stay warm and professional. Even when outlining rules, frame them as helpful tips rather than demands. You might add a thank-you line or offer a discount code for their next stay to leave a lasting good impression.

What to Include in Your Airbnb Check Out Instructions

Well-crafted check-out instructions reduce potential misunderstandings and ensure your property is ready for the next guests.

They can leave a lasting positive impression and help increase repeat bookings. Here’s what to include:

1. Check-out Time

Clearly state the check-out date and time, as this is crucial information for your guests. To avoid any delays caused by miscommunication, suggest a time window.

For example: “Please check out by 11 AM, ideally between 10 AM and 11 AM.”

You may also explain why checking out on time matters, such as preparing for incoming guests or the cleaner’s arrival.

2. Locking Up and Safety

Remind guests to close all windows and lock the doors before leaving to ensure the property’s security. This is especially important, as unlocked doors or windows can pose safety risks.

If you or your staff will be present during turnover, you can ease this requirement slightly. However, it still emphasizes the importance of leaving the home secure.

3. Key Return

If your vacation rental uses physical keys, clearly explain where they should be returned.

For instance: “Please return the keys to the lockbox on the porch; there are sets for both the front and back doors.”

If you use a smart lock, let guests know they just need to close the door and lock it. You can also remind them that their temporary access code will expire automatically after checkout.

4. Cleaning and Tidying Up

What you ask guests to clean depends on your cleaning fee. If your cleaning fee is low or waived, it’s reasonable to request a few simple tasks, such as:

• Sortir les poubelles
• Washing dishes or loading the dishwasher
• Clearing leftover food from the fridge
• Placer le linge usagé dans le panier à linge

These requests help prepare the property faster without burdening the guest.

5. Turning Off Appliances

Remind guests to turn off any energy-consuming devices before they leave. This helps avoid unnecessary costs and protects your home. Typical items to mention include:

• Lumières
• Electronics, such as TVs
• Climatisation ou chauffage
• Gas or electric fireplaces

6. Final Check for Belongings

Guests often forget personal items, so include a reminder to check for anything left behind. Ask them to look through drawers, outlets, and under beds.

This reduces the hassle of mailing lost items and improves the overall experience.

7. Review Request

Politely ask guests to leave a review as part of your check-out message. You can briefly explain how reviews support your business and future guests.

We also have a detailed article on how to get more 5-star Airbnb reviews, which may be helpful.

8. Contact Information

Be sure to include your contact details in case guests have questions after check-out.

This also creates a chance to share your direct booking website, encouraging them to return for future stays.

Comment transmettre les instructions de départ à vos invités ?

Providing Airbnb checkout instructions clearly and on time helps avoid misunderstandings and ensures a smooth guest departure. Here are three effective ways to deliver your message:

1. Sending via Airbnb

Airbnb has a built-in feature that sends check-out reminders to guests automatically.
This reminder appears on their mobile devices at 5:00 PM (local time) the day before departure.

To add your check-out instructions on Airbnb (desktop version), follow these steps:

• Go to “Listes” and select your property.
• Under “Listing Editor,” click “Arrival Guide.”
• Click “Checkout Instructions,” then select “Add Instructions.”
• Enter your content and click “Save.”

Veuillez noter:

• Guests must have the Airbnb app installed and push notifications enabled
• Airbnb only allows 140 characters of optional detail in this section

2. Displaying in Your Home

Placing Airbnb check-out instructions inside your property reinforces expectations and increases visibility. Here are a few helpful strategies:

• Créer un signe clair:Concevez un panneau simple et lisible décrivant les procédures de retrait des clés, comme l'heure de retrait et les instructions de restitution des clés.
• Choisissez des emplacements stratégiques: Placez le panneau dans des zones à fort trafic, comme la cuisine ou près de la porte d’entrée, pour vous assurer que les invités le voient.
• Ajoutez une touche personnelle:Envisagez de laisser une note manuscrite pour remercier les clients de leur séjour. Cela ajoute de la chaleur et encourage les commentaires positifs.
• Utiliser une liste de contrôle:S'il y a plusieurs tâches, un format de liste de contrôle peut aider les invités à suivre facilement ce qu'ils doivent faire avant de partir.

This approach works especially well for guests who miss digital reminders or prefer visual cues.

3. Using Vacation Rental Software

Si tu répertoriez votre propriété sur plusieurs plateformes OTA, using logiciel de location de vacances can save significant time and effort.

Hostex, for example, allows you to send automated Airbnb check out instructions across platforms. You can customize messages and schedule them to reach guests exactly when needed.

To create automated messages in Hostex:

1. Go to the “Messagerie automatique” section.
2. Press the “+” button to add a new rule.
3. Choose a trigger and write your message template.
4. Save the rule.

This ensures consistent communication, reduces manual effort, and helps you focus on guest satisfaction. From booking to post-stay follow-up, every message can be automated in just a few clicks.

Meilleurs modèles d'instructions de départ Airbnb

Maintenant que vous comprenez les bases des instructions de paiement, voici quelques modèles gratuits complets que vous pouvez personnaliser pour vos messages.

Template①: Clear and Direct

Cher [nom du client], Merci d'avoir séjourné chez nous sur notre Airbnb ! Nous espérons que vous avez passé un merveilleux séjour. Votre séjour se terminera le [date de départ]. Pour garantir un départ en douceur, veuillez suivre ces instructions :

· Veuillez quitter la chambre avant 11h00 pour nous permettre de préparer l'arrivée du prochain client.
· Remettez toutes les clés dans la boîte à clé à l’extérieur.
· Remettez en place tout ce que vous avez déplacé pendant votre séjour.
· Éteignez toutes les lumières et tous les appareils pour économiser de l’énergie.
· Fermez et verrouillez toutes les portes et fenêtres pour plus de sécurité. Merci de suivre ces instructions. Nous attendons votre prochaine visite avec impatience !

Template②: Concise and Clear

Bonjour [nom de l'invité], Merci d'avoir séjourné chez nous ! Nous vous rappelons que votre heure de départ est demain à 11 heures. Avant de partir, veuillez laver votre vaisselle et rendre tout ce que vous avez déplacé pendant votre séjour. Assurez-vous de verrouiller la porte lorsque vous partez. J'espère que vous avez passé un bon moment et nous attendons avec impatience votre prochaine visite ! Bon voyage !

Template③: Friendly Reminder

Bonjour [nom de l'invité], Votre séjour parmi nous touche à sa fin. Nous espérons que vous avez créé de beaux souvenirs pendant votre séjour ! Pour vous assurer un départ en douceur, voici les détails de votre départ :

Heure de départ :  
Votre départ est prévu entre 10h et 11h pour permettre à notre personnel de nettoyage de préparer l'arrivée du prochain client. Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'un départ plus tardif, veuillez nous contacter au [numéro de téléphone de l'hôte] et nous ferons de notre mieux pour vous satisfaire.

Préparation du départ :  
Avant de partir, veuillez : · Jeter les déchets dans la grande poubelle à l'extérieur. · Défaire les lits et mettre les draps dans le panier à linge. · Placer les serviettes usagées dans le panier à linge. · Remettre les meubles déplacés à leur place d'origine. · Laisser la vaisselle sale dans la cuisine ; nos agents d'entretien s'en chargeront. · Éteindre toutes les lumières et tous les appareils (sauf le réfrigérateur). · Vérifier chaque pièce pour voir si vous avez laissé des effets personnels. · Vider le réfrigérateur de toute nourriture. · S'assurer que toutes les fenêtres sont fermées. · Verrouiller les portes d'entrée et de derrière et remettre les clés dans le coffre-fort.

Autres notes :  
Si vous avez accidentellement endommagé des objets pendant votre séjour, veuillez nous en informer. Nous vous informerons si des frais de réparation ou de remplacement seront déduits de votre caution. Nous aimerions connaître votre avis, qu'il soit positif ou constructif, pour nous aider à nous améliorer pour les futurs clients. Si vous avez apprécié votre séjour, pensez à laisser un avis sur la plateforme de réservation ; cela nous aide à développer notre activité ! Merci encore d'avoir choisi notre Airbnb ! En guise de remerciement, nous vous avons préparé un petit cadeau. Nous vous invitons également à visiter notre site de réservation [site de réservation] - j'espère vous revoir bientôt ! Bon voyage, [votre nom]

FAQ sur les instructions de paiement

Comment s'assurer que les clients suivent les directives de départ ?

• Communication claire: Transmettez clairement les informations relatives au départ dans la confirmation de réservation et avant l'enregistrement, en vous assurant que les clients connaissent l'heure et les procédures de départ.
• Rappels visuels: Placez des panneaux visibles sur la propriété pour rappeler aux clients les détails du départ.
• Rappel préalable: Envoyez un message aux clients la veille de leur départ pour renforcer leur engagement envers les consignes.
• Interaction amicale:Interagissez avec les invités de manière amicale, en leur faisant sentir les bienvenus et à l'aise.
• Petites récompenses:Envisagez d’offrir de petites récompenses, telles que des bons de réduction, aux clients qui suivent les directives, et encouragez-les à donner leur avis sur leur expérience.

Outils recommandés pour gérer le processus de paiement

Hostex is a popular logiciel de gestion de location de vacances that provides comprehensive management features to help hosts optimize the check-out process:

• Messagerie automatique:Configurez des messages automatisés pour rappeler aux clients les heures et les procédures de départ, réduisant ainsi l'intervention manuelle et garantissant une communication rapide.
• Synchronisation du calendrier: Offre une synchronisation du calendrier pour afficher les statuts de réservation en temps réel, évitant ainsi que les retards de départ n'affectent l'arrivée du prochain client.
• Gestion des tâches: Create and assign tasks to cleaning staff automatically to ensure rooms are quickly prepared after guest departures, with automatic tracking of task progress for improved efficiency.
• Gestion des avis: Includes features for sending reviews to your guests after check-out automatically, and allowing you to obtain and reply to guest reviews to help improve your service.