Instructions de départ Airbnb : un guide complet avec 3 modèles gratuits

Lorsque les voyageurs s'apprêtent à quitter votre Airbnb, consultez les instructions pour conclure leur séjour en douceur. Cette touche finale garantit non seulement un départ sans tracas, mais laisse également une impression positive qui peut mener à un départ plus serein. excellente critique.

Dans ce guide, nous vous expliquerons comment créer des instructions de départ Airbnb claires et réfléchies. Vous trouverez également des modèles pratiques que vous pourrez facilement adapter à votre logement.

Pour gagner du temps, vous pouvez automatiser ces messages en utilisant HostexDe la réservation au départ, Hostex vous envoie des instructions rapides et gère jusqu'à 70% de vos tâches quotidiennes. Tous les forfaits démarrent à seulement $4,9/mois.

Pourquoi les hôtes ont-ils besoin d'instructions de départ Airbnb ?

Les instructions de départ Airbnb sont essentielles pour un séjour fluide et professionnel expérience clientIls aident les invités à partir à l'heure et réduisent la confusion.

1. Rationaliser le chiffre d'affaires

Des instructions claires facilitent et accélèrent le changement de logement. Lorsque les clients savent quoi faire, ils sont plus susceptibles de laisser le logement propre. Cela vous fait gagner du temps, à vous ou à votre agent d'entretien, et garantit que le logement sera prêt pour le prochain check-in. Indiquez toujours l'heure de départ et le lieu de restitution des clés pour éviter les messages de dernière minute.

2. Laissez une forte impression finale

Un message d'adieu attentionné témoigne de votre professionnalisme. Il permet également aux voyageurs de se sentir valorisés. Les instructions de départ Airbnb reflètent votre souci du détail et peuvent améliorer la qualité du séjour des voyageurs. Cette dernière étape peut les inciter à réserver à nouveau ou à recommander votre logement.

3. Définissez des attentes claires

Les clients ignorent souvent ce qui les attend à leur départ. Sans accompagnement, ils risquent de laisser le logement en mauvais état ou de vous envoyer des messages avec des questions. Des instructions claires à la sortie évitent les malentendus et simplifient le processus pour tous.

4. Augmentez votre potentiel d'évaluation

Profitez de ce moment pour rappeler poliment aux voyageurs de laisser un avis. Des avis positifs renforcent votre visibilité et votre crédibilité sur Airbnb. Un départ serein et convivial augmente les chances que les voyageurs vous apprécient.

Quand envoyer les instructions de paiement Airbnb ?

Le timing est crucial lorsqu'il s'agit d'envoyer des instructions de départ Airbnb. Pour obtenir de meilleurs résultats, pensez à envoyer des rappels plusieurs fois pour éviter tout oubli.

• Avant de réserverDéfinissez vos attentes dès le départ en incluant vos instructions de départ dans la description de l'annonce. Cela permet aux clients potentiels de savoir à quoi s'attendre avant de réserver et leur permet d'accéder facilement à ces informations pendant leur séjour.
• À l'enregistrementRenforcez votre processus de départ à l'arrivée des invités. Ajoutez les instructions à votre lettre de bienvenue ou à votre manuel de la maison. Cela permet de clarifier les attentes et de réduire les questions ultérieures.
• Avant le départEnvoyez un rappel amical la veille du départ. Cela permet de garder les instructions à jour et d'aider les voyageurs à se préparer. De nombreux hôtes constatent que ce moment réduit les problèmes de dernière minute ou les tâches oubliées.

Envoyer manuellement des instructions à chaque étape peut s'avérer fastidieux. Pour gagner du temps, utilisez des outils de location de vacances pour automatiser les messages.

Par exemple, Hostex vous permet de créer messages automatiques Déclenché par les dates d'arrivée et de départ. Ainsi, les clients reçoivent toujours les bonnes informations, au bon moment, sans effort supplémentaire de votre part.

Comment rédiger des instructions de départ Airbnb efficaces ?

Des instructions de départ Airbnb bien rédigées aident les voyageurs à partir sur une note positive. Suivez ces conseils pour créer des messages clairs et réfléchis qui favoriseront un départ en douceur.

1. Restez simple et clair

Utilisez des phrases courtes et directes. Décomposez les étapes par ordre logique. Évitez les termes vagues comme « ranger » ou « retourner les articles », et expliquez plutôt précisément ce que vous voulez dire. Par exemple, dites : « Mettez les serviettes usagées dans le panier à linge. »

2. Couvrir tous les éléments essentiels

Inclure des détails clés tels que :

• Heure de départ
• Où laisser les clés
• Faut-il verrouiller les portes ou les fenêtres ?
• Règles d'élimination des déchets
• Déconnexion Wi-Fi ou arrêt de l'appareil (si nécessaire)

Mettez-vous du point de vue du client. Sauront-ils quoi faire sans poser de questions complémentaires ?

3. Vérifiez l'exactitude

Des instructions obsolètes ou incorrectes peuvent être source de stress et de retards. Vérifiez régulièrement votre message pour tenir compte de tout changement concernant votre propriété, l'heure de départ ou la procédure de remise des clés. L'exactitude renforce la confiance et évite les malentendus.

4. Utilisez un ton amical et poli

Restez chaleureux et professionnel. Même lorsque vous énoncez des règles, présentez-les comme des conseils utiles plutôt que comme des exigences. Vous pouvez ajouter un mot de remerciement ou offrir un code de réduction pour leur prochain séjour afin de laisser une bonne impression durable.

Ce qu'il faut inclure dans vos instructions de départ Airbnb

Des instructions de départ bien rédigées réduisent les malentendus potentiels et garantissent que votre propriété est prête pour les prochains invités.

Ils peuvent laisser une impression positive durable et contribuer à augmenter les réservations répétées. Voici ce qu'il faut inclure :

1. Heure de départ

Indiquez clairement la date et l'heure de départ, car ce sont des informations cruciales pour vos clients. Pour éviter tout retard dû à une mauvaise communication, proposez un créneau horaire.

Par exemple : « Veuillez quitter l’hôtel avant 11 h, idéalement entre 10 h et 11 h. »

Vous pouvez également expliquer pourquoi il est important de quitter les lieux à l'heure, par exemple pour préparer l'arrivée des invités ou du personnel de ménage.

2. Verrouillage et sécurité

Rappelez aux clients de fermer toutes les fenêtres et de verrouiller les portes avant de partir afin de garantir la sécurité des lieux. Ceci est particulièrement important, car des portes ou des fenêtres déverrouillées peuvent présenter des risques.

Si vous ou votre personnel êtes présents lors du changement de domicile, vous pouvez assouplir légèrement cette exigence. Cela souligne néanmoins l'importance de laisser le domicile en sécurité.

3. Retour de clé

Si votre location de vacances utilise des clés physiques, expliquez clairement où elles doivent être restituées.

Par exemple : « Veuillez remettre les clés dans le coffre-fort sur le porche ; il y a des jeux pour les portes d’entrée et de derrière. »

Si vous utilisez une serrure connectée, indiquez à vos clients qu'il leur suffit de fermer la porte et de la verrouiller. Vous pouvez également leur rappeler que leur code d'accès temporaire expirera automatiquement après leur départ.

4. Nettoyage et rangement

Le nettoyage demandé à vos clients dépend de vos frais de ménage. Si vos frais de ménage sont bas ou offerts gratuitement, il est raisonnable de leur demander quelques tâches simples, telles que :

• Sortir les poubelles
• Faire la vaisselle ou charger le lave-vaisselle
• Vider les restes de nourriture du réfrigérateur
• Placer le linge usagé dans le panier à linge

Ces demandes permettent de préparer la propriété plus rapidement sans surcharger le client.

5. Éteindre les appareils

Rappelez à vos invités d'éteindre tous les appareils énergivores avant leur départ. Cela permet d'éviter des dépenses inutiles et de protéger votre logement. Voici quelques points à mentionner :

• Lumières
• Appareils électroniques, tels que les téléviseurs
• Climatisation ou chauffage
• Cheminées à gaz ou électriques

6. Vérification finale des effets personnels

Les invités oublient souvent leurs effets personnels ; pensez donc à vérifier s'ils ont oublié quelque chose. Demandez-leur de regarder dans les tiroirs, les prises et sous les lits.

Cela réduit les tracas liés à l’envoi d’articles perdus et améliore l’expérience globale.

7. Demande de révision

Demandez poliment à vos clients de laisser un avis lors de votre départ. Expliquez brièvement en quoi les avis sont bénéfiques pour votre établissement et vos futurs clients.

Nous avons également un article détaillé sur comment obtenir plus d'avis Airbnb 5 étoiles, ce qui peut être utile.

8. Coordonnées

N'oubliez pas d'inclure vos coordonnées au cas où les clients auraient des questions après le départ.

Cela crée également une opportunité de partager votre site Web de réservation directe, les encourageant à revenir pour de futurs séjours.

Comment transmettre les instructions de départ à vos invités ?

Fournir des instructions de départ Airbnb claires et ponctuelles permet d'éviter les malentendus et de garantir un départ serein des voyageurs. Voici trois moyens efficaces de transmettre votre message :

1. Envoi via Airbnb

Airbnb dispose d'une fonctionnalité intégrée qui envoie automatiquement des rappels de départ aux voyageurs.
Ce rappel apparaît sur leurs appareils mobiles à 17h00 (heure locale) la veille du départ.

Pour ajouter vos instructions de départ sur Airbnb (version de bureau), suivez ces étapes :

• Aller à «Listes" et sélectionnez votre propriété.
• Sous « Éditeur d’annonces », cliquez sur « Guide d’arrivée ».
• Cliquez sur « Instructions de paiement », puis sélectionnez « Ajouter des instructions ».
• Saisissez votre contenu et cliquez sur « Enregistrer ».

Veuillez noter:

• Les voyageurs doivent avoir l'application Airbnb installée et les notifications push activées
• Airbnb n'autorise que 140 caractères de détails facultatifs dans cette section

2. Affichage dans votre maison

Placer les instructions de départ Airbnb à l'intérieur de votre logement renforce les attentes et augmente la visibilité. Voici quelques stratégies utiles :

• Créer un signe clair:Concevez un panneau simple et lisible décrivant les procédures de retrait des clés, comme l'heure de retrait et les instructions de restitution des clés.
• Choisissez des emplacements stratégiques: Placez le panneau dans des zones à fort trafic, comme la cuisine ou près de la porte d’entrée, pour vous assurer que les invités le voient.
• Ajoutez une touche personnelle:Envisagez de laisser une note manuscrite pour remercier les clients de leur séjour. Cela ajoute de la chaleur et encourage les commentaires positifs.
• Utiliser une liste de contrôle:S'il y a plusieurs tâches, un format de liste de contrôle peut aider les invités à suivre facilement ce qu'ils doivent faire avant de partir.

Cette approche fonctionne particulièrement bien pour les clients qui manquent de rappels numériques ou préfèrent les repères visuels.

3. Utilisation d'un logiciel de location de vacances

Si tu répertoriez votre propriété sur plusieurs plateformes OTA, en utilisant logiciel de location de vacances peut économiser beaucoup de temps et d’efforts.

Hostex, par exemple, vous permet d'envoyer automatiquement des instructions de départ Airbnb sur toutes les plateformes. Vous pouvez personnaliser les messages et les programmer pour qu'ils parviennent aux voyageurs au moment précis où ils en ont besoin.

Pour créer des messages automatisés dans Hostex :

1. Allez à la «Messagerie automatique" section.
2. Appuyez sur le bouton « + » pour ajouter une nouvelle règle.
3. Choisissez un déclencheur et rédigez votre modèle de message.
4. Sauvegarder la règle.

Cela garantit une communication cohérente, réduit les tâches manuelles et vous permet de vous concentrer sur la satisfaction client. De la réservation au suivi après séjour, chaque message peut être automatisé en quelques clics.

Meilleurs modèles d'instructions de départ Airbnb

Maintenant que vous comprenez les bases des instructions de paiement, voici quelques modèles gratuits complets que vous pouvez personnaliser pour vos messages.

Modèle ① : Clair et direct

Cher [nom du client], Merci d'avoir séjourné chez nous sur notre Airbnb ! Nous espérons que vous avez passé un merveilleux séjour. Votre séjour se terminera le [date de départ]. Pour garantir un départ en douceur, veuillez suivre ces instructions :

· Veuillez quitter la chambre avant 11h00 pour nous permettre de préparer l'arrivée du prochain client.
· Remettez toutes les clés dans la boîte à clé à l’extérieur.
· Remettez en place tout ce que vous avez déplacé pendant votre séjour.
· Éteignez toutes les lumières et tous les appareils pour économiser de l’énergie.
· Fermez et verrouillez toutes les portes et fenêtres pour plus de sécurité. Merci de suivre ces instructions. Nous attendons votre prochaine visite avec impatience !

Modèle 2 : concis et clair

Bonjour [nom de l'invité], Merci d'avoir séjourné chez nous ! Nous vous rappelons que votre heure de départ est demain à 11 heures. Avant de partir, veuillez laver votre vaisselle et rendre tout ce que vous avez déplacé pendant votre séjour. Assurez-vous de verrouiller la porte lorsque vous partez. J'espère que vous avez passé un bon moment et nous attendons avec impatience votre prochaine visite ! Bon voyage !

Modèle③ : Rappel amical

Bonjour [nom de l'invité], Votre séjour parmi nous touche à sa fin. Nous espérons que vous avez créé de beaux souvenirs pendant votre séjour ! Pour vous assurer un départ en douceur, voici les détails de votre départ :

Heure de départ :  
Votre départ est prévu entre 10h et 11h pour permettre à notre personnel de nettoyage de préparer l'arrivée du prochain client. Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'un départ plus tardif, veuillez nous contacter au [numéro de téléphone de l'hôte] et nous ferons de notre mieux pour vous satisfaire.

Préparation du départ :  
Avant de partir, veuillez : · Jeter les déchets dans la grande poubelle à l'extérieur. · Défaire les lits et mettre les draps dans le panier à linge. · Placer les serviettes usagées dans le panier à linge. · Remettre les meubles déplacés à leur place d'origine. · Laisser la vaisselle sale dans la cuisine ; nos agents d'entretien s'en chargeront. · Éteindre toutes les lumières et tous les appareils (sauf le réfrigérateur). · Vérifier chaque pièce pour voir si vous avez laissé des effets personnels. · Vider le réfrigérateur de toute nourriture. · S'assurer que toutes les fenêtres sont fermées. · Verrouiller les portes d'entrée et de derrière et remettre les clés dans le coffre-fort.

Autres notes :  
Si vous avez accidentellement endommagé des objets pendant votre séjour, veuillez nous en informer. Nous vous informerons si des frais de réparation ou de remplacement seront déduits de votre caution. Nous aimerions connaître votre avis, qu'il soit positif ou constructif, pour nous aider à nous améliorer pour les futurs clients. Si vous avez apprécié votre séjour, pensez à laisser un avis sur la plateforme de réservation ; cela nous aide à développer notre activité ! Merci encore d'avoir choisi notre Airbnb ! En guise de remerciement, nous vous avons préparé un petit cadeau. Nous vous invitons également à visiter notre site de réservation [site de réservation] - j'espère vous revoir bientôt ! Bon voyage, [votre nom]

FAQ sur les instructions de paiement

Comment s'assurer que les clients suivent les directives de départ ?

• Communication claire: Transmettez clairement les informations relatives au départ dans la confirmation de réservation et avant l'enregistrement, en vous assurant que les clients connaissent l'heure et les procédures de départ.
• Rappels visuels: Placez des panneaux visibles sur la propriété pour rappeler aux clients les détails du départ.
• Rappel préalable: Envoyez un message aux clients la veille de leur départ pour renforcer leur engagement envers les consignes.
• Interaction amicale:Interagissez avec les invités de manière amicale, en leur faisant sentir les bienvenus et à l'aise.
• Petites récompenses:Envisagez d’offrir de petites récompenses, telles que des bons de réduction, aux clients qui suivent les directives, et encouragez-les à donner leur avis sur leur expérience.

Outils recommandés pour gérer le processus de paiement

Hostex est un populaire logiciel de gestion de location de vacances qui fournit des fonctionnalités de gestion complètes pour aider les hôtes à optimiser le processus de paiement :

• Messagerie automatique:Configurez des messages automatisés pour rappeler aux clients les heures et les procédures de départ, réduisant ainsi l'intervention manuelle et garantissant une communication rapide.
• Synchronisation du calendrier: Offre une synchronisation du calendrier pour afficher les statuts de réservation en temps réel, évitant ainsi que les retards de départ n'affectent l'arrivée du prochain client.
• Gestion des tâches: Créez et attribuez automatiquement des tâches au personnel de nettoyage pour garantir que les chambres sont rapidement préparées après le départ des clients, avec un suivi automatique de la progression des tâches pour une efficacité améliorée.
• Gestion des avis: Inclut des fonctionnalités permettant d'envoyer automatiquement des avis à vos clients après leur départ et vous permettant d'obtenir et de répondre aux avis des clients pour vous aider à améliorer votre service.