Instructions de départ Airbnb : un guide complet pour les hôtes (plus 3 modèles gratuits)

Lorsque les voyageurs terminent leur séjour sur un Airbnb, la dernière tâche d'un hôte de qualité consiste à leur envoyer les instructions de départ. C'est votre dernière chance de communiquer avec vos voyageurs et une merveilleuse occasion de leur laisser un message. impression positive.

Dans cet article de blog, nous vous fournirons un guide détaillé sur la rédaction d'instructions de départ Airbnb, ainsi que divers modèles pratiques pour vous faciliter le processus.

Pourquoi les hôtes Airbnb ont-ils besoin d’instructions de départ ?

Les instructions de départ jouent un rôle essentiel pour améliorer l'expérience de vos invités. Elles contribuent à garantir un processus de départ fluide. En tant qu'hôte professionnel, vous devez connaître les nombreux avantages que ces instructions apportent.

• Rationaliser le chiffre d'affaires: Des instructions claires encouragent les voyageurs à quitter le logement dès leur arrivée, ce qui allège votre charge de travail de nettoyage. En indiquant clairement l'heure de départ et l'endroit où rendre les clés, vous évitez toute confusion de dernière minute. De cette façon, votre Airbnb est prêt à accueillir le prochain voyageur à l'heure prévue !
• Laissez une bonne impression: Un départ chaleureux montre à vos clients que vous vous souciez vraiment de leur expérience. Des instructions de départ bien rédigées reflètent votre souci du détail et votre engagement envers votre propriété. Cette attention particulière peut laisser une impression durable, aider les clients à terminer leur séjour en beauté et les encourager à réserver à nouveau avec vous.
• Clarifier les responsabilités:Sans informations claires, les clients peuvent se sentir un peu perdus lors du processus de paiement, ce qui entraîne des allers-retours inutiles. En leur fournissant des instructions simples, vous améliorez leur expérience globale et vous vous assurez qu'ils savent ce que l'on attend d'eux.
• Encouragez les avis positifs:N'oubliez pas de rappeler aux clients de laisser un avis dans vos instructions de départ. Commentaires positifs contribue à bâtir votre réputation et à attirer de futures réservations. Après tout, des clients satisfaits sont la clé d'une annonce réussie !

Quand envoyer les instructions de départ Airbnb ?

Le timing est crucial lorsqu'il s'agit d'envoyer des instructions de départ Airbnb. Pour obtenir de meilleurs résultats, pensez à envoyer des rappels plusieurs fois pour éviter tout oubli.

1. Avant de réserver:La meilleure pratique consiste à définir les attentes à l'avance. Ajoutez simplement vos instructions de départ aux descriptions de votre annonce Airbnb. De cette façon, les voyageurs peuvent voir les instructions avant même de réserver. De plus, ils auront facilement accès à ces informations pendant leur séjour.
2. À l'enregistrement:Une autre bonne occasion de rappeler les consignes aux clients est à leur arrivée. Incluez des informations détaillées sur le check-out dans votre lettre de bienvenue ou votre guide. Cela crée un accord invisible entre vous et vos clients, renforçant l'importance des instructions.
3. Avant le départ:Un rappel opportun avant le départ peut s'avérer très efficace. Vous pouvez utiliser des outils d'automatisation pour configurer des rappels au moment idéal. De cette façon, vous vous assurez que les clients sont bien informés juste avant leur départ.

Certains hôtes peuvent contacter les invités à différents moments, ce qui peut représenter une charge de travail considérable. Pour simplifier cela, pensez à utiliser un logiciel de location de vacances pour automatiser toutes les communications à propos des instructions d'enregistrement et de départ.

Par exemple, Hostex permet aux hôtes de configurer des messages automatiques déclenchés. Cela vous permet de le configurer et de l'oublier, tandis que le logiciel se charge du reste.

Comment rédiger des instructions de départ Airbnb efficaces ?

Rédiger des instructions de départ efficaces peut améliorer considérablement la satisfaction des clients. Voici quelques conseils clés à garder à l'esprit :

• Soyez simple et clair:Vos instructions de paiement doivent être simple et facile à comprendreÉvitez toute ambiguïté en expliquant clairement chaque étape. Utilisez un langage simple et direct pour éviter toute confusion.
• Inclure toutes les informations nécessaires: Assurez-vous que vos instructions couvrent tout ce que les clients doivent savoir avant de partir, comme l'heure de départ, le mode de restitution des clés et tout autre détail pertinent. Considérez-les comme un guide pour vos clients : vérifiez que vos instructions sont complètes.
• Vérifier l'exactitude:Après avoir rédigé vos instructions, prenez le temps de les relire attentivement. Vérifiez les fautes d'orthographe et assurez-vous que toutes les informations sont correctes. Des informations incorrectes peuvent entraîner de la confusion et de la frustration, ce qui affecte négativement l'expérience et les avis de vos clients.
• Maintenez un ton poli et amical: Utilisez un ton courtois et amical dans vos instructions. Cela permet aux clients de se sentir valorisés et accueillis. Pensez à ajouter un petit geste, comme une note de remerciement ou une réduction pour leur prochain séjour, pour augmenter leur satisfaction.

Que faut-il inclure dans vos instructions de départ Airbnb ?

Des instructions de départ bien rédigées réduisent les malentendus potentiels et garantissent que votre propriété est prête à accueillir les prochains clients. Elles peuvent laisser une impression positive durable, encourageant les réservations futures. Voici ce qu'il faut inclure :

1. Heure de départ: Indiquez clairement la date et l'heure de départ, car il s'agit d'informations cruciales pour vos clients. Pour éviter tout retard dû à une mauvaise communication, suggérez une plage horaire, telle que «Veuillez quitter l'hôtel avant 11h00, idéalement entre 10h00 et 11h00.« Vous pouvez également expliquer l’importance de quitter la chambre à l’heure, en mentionnant peut-être l’heure à laquelle le personnel de nettoyage arrivera.
2. Verrouillage et sécurité: Rappelez aux invités de fermer toutes les fenêtres et de verrouiller les portes avant de partir pour garantir la sécurité de la propriété. Cela est particulièrement important, car les portes et fenêtres déverrouillées peuvent présenter des risques pour la sécurité. Si vous ou votre personnel êtes présents dans la maison, vous pouvez assouplir un peu cette exigence tout en soulignant l'importance de la sécurité.
3. Retour de clé:Si votre location de vacances utilise des clés physiques, assurez-vous d'informer les clients où les laisser, par exemple : «Veuillez remettre les clés dans la boîte à clés située sur le porche ; il y a des jeux pour les portes avant et arrière.« Si vous utilisez une serrure intelligente, vous pouvez simplifier cela en informant les clients de s'assurer que la porte est fermée et verrouillée et en leur rappelant que leur code d'accès temporaire expirera après le départ.
4. Nettoyage et rangement:L'ampleur du nettoyage que vous demandez aux clients dépend de vos frais de ménage. Si les frais sont bas ou ne sont pas facturés, il est raisonnable de demander certaines tâches simples, telles que :
   • Sortir les poubelles
   • Faire la vaisselle
   • Vider la nourriture du réfrigérateur
   • Placer le linge usagé dans le panier à linge
5. Éteindre les appareils:Rappelez aux clients d'éteindre les appareils consommateurs d'énergie avant de partir pour éviter des dépenses inutiles. Inclure :
   • Lumières
   • L'électronique, comme les téléviseurs
   • Chauffage/Climatisation
   • Cheminées à gaz/électriques
6. Vérification finale des effets personnels:Les clients oublient souvent des objets, il est donc judicieux d'ajouter un rappel dans vos instructions de départ. Cela permet de réduire les tracas liés à la perte d'objets et d'améliorer la satisfaction des clients.
7. Demande de révision:Demandez poliment aux clients de laisser un avis dans vos instructions de départ, en soulignant l'importance de ces commentaires pour votre entreprise. Nous avons déjà écrit un article détaillé sur comment obtenir des avis plus positifs, ce qui pourrait vous être utile.
8. Coordonnées:Enfin, n'oubliez pas d'inclure vos coordonnées afin que les clients puissent facilement vous contacter en cas de questions après leur départ. C'est également une excellente occasion de faire connaître votre site de réservation directe et d'encourager les clients à revenir.

Comment transmettre les instructions de départ à vos invités ?

1. Envoi via Airbnb

Airbnb a introduit une fonctionnalité qui envoie automatiquement rappels de paiement aux voyageurs. Cette notification sera envoyée sur les appareils mobiles des voyageurs à 17h00 (heure locale) la veille du départ. Voici comment ajouter vos instructions de départ à votre annonce sur la version de bureau d'Airbnb :

• Cliquez Listes et sélectionnez la liste que vous souhaitez modifier
• Sous Éditeur de listes, cliquez Guide d'arrivée
• Cliquez Instructions de paiement, puis cliquez sur Ajouter des instructions
• Faites vos sélections et cliquez Sauvegarder

Veuillez noter:

• Les invités doivent télécharger le Application Airbnb et activez les notifications push pour recevoir ce rappel.
• Vous ne pouvez ajouter que jusqu'à 140 caractères des détails facultatifs.

2. Affichage dans votre maison

Il est également judicieux de fournir des instructions de sortie visibles dans votre maison.

• Créer un signe clair:Concevez un panneau simple et lisible décrivant les procédures de retrait des clés, comme l'heure de retrait et les instructions de restitution des clés.
• Choisissez des emplacements stratégiques: Placez le panneau dans des zones à fort trafic, comme la cuisine ou près de la porte d’entrée, pour vous assurer que les invités le voient.
• Ajoutez une touche personnelle:Envisagez de laisser une note manuscrite pour remercier les clients de leur séjour. Cela ajoute de la chaleur et encourage les commentaires positifs.
• Utiliser une liste de contrôle:S'il y a plusieurs tâches, un format de liste de contrôle peut aider les invités à suivre facilement ce qu'ils doivent faire avant de partir.

3. Utilisation d'un logiciel de location de vacances

Si tu répertoriez votre propriété sur plusieurs plateformes OTA, l'utilisation d'un logiciel de gestion centralisé simplifiera cette tâche.

Les outils d'automatisation d'Hostex vous permettent de créer des Modèles de messages automatisés. Ils enverront automatiquement des messages aux clients sur chaque plateforme avant le départ. Vous n'aurez donc pas besoin de vous connecter à chaque plateforme pour gérer vos instructions de départ, ce qui réduit considérablement votre charge de travail.

1. Cliquez sur Messagerie automatique dans la section Automatisation.
2. Cliquez sur le + bouton pour créer une nouvelle règle.
3. Créer un Réservation ou Informations sur l'enregistrement déclenchement.
4. Sauvegardez votre règle.

Avec cette solution, vous pouvez facilement configurer des messages automatisés pour chaque scénario auquel vous pouvez penser, couvrant toutes les étapes du séjour de vos clients, de la confirmation de réservation au départ et au-delà.

Meilleurs modèles d'instructions de départ Airbnb

Maintenant que vous comprenez les bases des instructions de paiement, voici quelques modèles gratuits complets que vous pouvez personnaliser pour vos messages.

Modèle 1 : clair et direct

Cher [nom du client], Merci d'avoir séjourné chez nous sur notre Airbnb ! Nous espérons que vous avez passé un merveilleux séjour. Votre séjour se terminera le [date de départ]. Pour garantir un départ en douceur, veuillez suivre ces instructions :

· Veuillez quitter la chambre avant 11h00 pour nous permettre de préparer l'arrivée du prochain client.
· Remettez toutes les clés dans la boîte à clé à l’extérieur.
· Remettez en place tout ce que vous avez déplacé pendant votre séjour.
· Éteignez toutes les lumières et tous les appareils pour économiser de l’énergie.
· Fermez et verrouillez toutes les portes et fenêtres pour plus de sécurité. Merci de suivre ces instructions. Nous attendons votre prochaine visite avec impatience !

Modèle 2 : concis et clair

Bonjour [nom de l'invité], Merci d'avoir séjourné chez nous ! Nous vous rappelons que votre heure de départ est demain à 11 heures. Avant de partir, veuillez laver votre vaisselle et rendre tout ce que vous avez déplacé pendant votre séjour. Assurez-vous de verrouiller la porte lorsque vous partez. J'espère que vous avez passé un bon moment et nous attendons avec impatience votre prochaine visite ! Bon voyage !

Modèle 3 : Rappel amical

Bonjour [nom de l'invité], Votre séjour parmi nous touche à sa fin. Nous espérons que vous avez créé de beaux souvenirs pendant votre séjour ! Pour vous assurer un départ en douceur, voici les détails de votre départ :

Heure de départ :  
Votre départ est prévu entre 10h et 11h pour permettre à notre personnel de nettoyage de préparer l'arrivée du prochain client. Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'un départ plus tardif, veuillez nous contacter au [numéro de téléphone de l'hôte] et nous ferons de notre mieux pour vous satisfaire.

Préparation du départ :  
Avant de partir, veuillez : · Jeter les déchets dans la grande poubelle à l'extérieur. · Défaire les lits et mettre les draps dans le panier à linge. · Placer les serviettes usagées dans le panier à linge. · Remettre les meubles déplacés à leur place d'origine. · Laisser la vaisselle sale dans la cuisine ; nos agents d'entretien s'en chargeront. · Éteindre toutes les lumières et tous les appareils (sauf le réfrigérateur). · Vérifier chaque pièce pour voir si vous avez laissé des effets personnels. · Vider le réfrigérateur de toute nourriture. · S'assurer que toutes les fenêtres sont fermées. · Verrouiller les portes d'entrée et de derrière et remettre les clés dans le coffre-fort.

Autres notes :  
Si vous avez accidentellement endommagé des objets pendant votre séjour, veuillez nous en informer. Nous vous informerons si des frais de réparation ou de remplacement seront déduits de votre caution. Nous aimerions connaître votre avis, qu'il soit positif ou constructif, pour nous aider à nous améliorer pour les futurs clients. Si vous avez apprécié votre séjour, pensez à laisser un avis sur la plateforme de réservation ; cela nous aide à développer notre activité ! Merci encore d'avoir choisi notre Airbnb ! En guise de remerciement, nous vous avons préparé un petit cadeau. Nous vous invitons également à visiter notre site de réservation [site de réservation] - j'espère vous revoir bientôt ! Bon voyage, [votre nom]

FAQ sur les instructions de paiement

Comment s'assurer que les clients suivent les directives de départ ?

• Communication claire: Transmettez clairement les informations relatives au départ dans la confirmation de réservation et avant l'enregistrement, en vous assurant que les clients connaissent l'heure et les procédures de départ.
• Rappels visuels: Placez des panneaux visibles sur la propriété pour rappeler aux clients les détails du départ.
• Rappel préalable: Envoyez un message aux clients la veille de leur départ pour renforcer leur engagement envers les consignes.
• Interaction amicale:Interagissez avec les invités de manière amicale, en leur faisant sentir les bienvenus et à l'aise.
• Petites récompenses:Envisagez d’offrir de petites récompenses, telles que des bons de réduction, aux clients qui suivent les directives, et encouragez-les à donner leur avis sur leur expérience.

Outils recommandés pour gérer le processus de paiement

Hostex est un logiciel de gestion Airbnb populaire qui fournit des fonctionnalités de gestion complètes pour aider les hôtes à optimiser le processus de départ :

• Messagerie automatique:Configurez des messages automatisés pour rappeler aux clients les heures et les procédures de départ, réduisant ainsi l'intervention manuelle et garantissant une communication rapide.
• Synchronisation du calendrier: Offre une synchronisation du calendrier pour afficher les statuts de réservation en temps réel, évitant ainsi que les retards de départ n'affectent l'arrivée du prochain client.
• Gestion des tâches: Créez et attribuez automatiquement des tâches au personnel de nettoyage pour garantir que les chambres soient rapidement préparées après le départ des clients, avec un suivi automatique de l'avancement des tâches pour une efficacité améliorée.
• Gestion des avis: Inclut des fonctionnalités pour envoyer automatiquement des avis à vos clients après leur départ, et vous permettant d'obtenir et de répondre aux avis des clients pour vous aider à améliorer votre service.