Istruzioni per il check-out di Airbnb: una guida completa per gli host (più 3 modelli gratuiti)

Quando gli ospiti concludono il loro soggiorno in un Airbnb, l'ultimo compito di un grande host è inviare loro le istruzioni per il check-out. Questa è la tua ultima possibilità di entrare in contatto con i tuoi ospiti e una meravigliosa opportunità per lasciarli con un impressione positiva.

In questo post del blog forniremo una guida dettagliata su come creare istruzioni per il check-out su Airbnb, insieme a vari modelli pratici per semplificare il processo.

Perché gli host di Airbnb hanno bisogno delle istruzioni per il check-out?

Le istruzioni per il check-out svolgono un ruolo fondamentale nel migliorare l'esperienza dei tuoi ospiti. Contribuiscono a garantire un processo di check-out fluido. Come host professionista, dovresti conoscere i numerosi vantaggi che queste istruzioni portano.

• Semplificare il fatturato: Istruzioni chiare incoraggiano gli ospiti a lasciare lo spazio non appena vi arrivano, il che alleggerisce il carico di pulizia. Indicando chiaramente l'orario di check-out e dove restituire le chiavi, eviti qualsiasi confusione dell'ultimo minuto. In questo modo, il tuo Airbnb è pronto per il prossimo ospite in perfetto orario!
• Lascia una buona impressione: Un saluto amichevole mostra ai tuoi ospiti che tieni veramente alla loro esperienza. Istruzioni di check-out ben congegnate riflettono la tua attenzione ai dettagli e il tuo impegno nei confronti della tua proprietà. Questo tocco premuroso può lasciare un'impressione duratura, aiutando gli ospiti a concludere il loro soggiorno in bellezza e incoraggiandoli a prenotare di nuovo con te.
• Chiarire le responsabilità: Senza informazioni chiare, gli ospiti potrebbero sentirsi un po' persi nel processo di check-out, con conseguenti inutili avanti e indietro. Fornendo istruzioni semplici, migliori la loro esperienza complessiva e ti assicuri che sappiano cosa ci si aspetta da loro.
• Incoraggia le recensioni positive: Non dimenticare di ricordare agli ospiti di lasciare una recensione nelle istruzioni di check-out. Feedback positivo aiuta a costruire la tua reputazione e ad attrarre prenotazioni future. Dopotutto, ospiti felici sono la chiave per un annuncio di successo!

Quando inviare le istruzioni per il check-out ad Airbnb?

La tempistica è fondamentale quando si tratta di inviare istruzioni di check-out ad Airbnb. Per ottenere i risultati migliori, considera di inviare promemoria più volte per evitare sviste.

1. Prima di prenotare: La prassi migliore è definire le aspettative in anticipo. Aggiungi semplicemente le istruzioni per il check-out alle descrizioni dell'annuncio Airbnb. In questo modo, gli ospiti possono vedere le istruzioni prima ancora di prenotare. Inoltre, avranno facile accesso a queste informazioni durante il loro soggiorno.
2. Al momento del check-in: Un'altra grande opportunità per ricordare agli ospiti è quando arrivano. Includi informazioni dettagliate sul check-out nella tua lettera di benvenuto o nella guida. Ciò crea un accordo invisibile tra te e i tuoi ospiti, rafforzando l'importanza delle istruzioni.
3. Prima del check-out: Un promemoria tempestivo prima del check-out può essere molto efficace. Puoi usare strumenti di automazione per impostare promemoria al momento perfetto. In questo modo, ti assicuri che gli ospiti siano ben informati appena prima di andarsene.

Alcuni host possono contattare gli ospiti in vari momenti, il che può diventare un bel carico di lavoro. Per semplificare, prendi in considerazione l'utilizzo di un software per affitti vacanze per automatizzare tutte le comunicazioni sulle istruzioni per il check-in e il check-out.

Ad esempio, Hostex consente agli host di impostare messaggi automatici attivati. Questo ti consente di impostarli e dimenticartene, mentre il software gestisce il lavoro pesante.

Come creare istruzioni efficaci per il check-out su Airbnb?

Creare istruzioni di check-out efficaci può migliorare notevolmente la soddisfazione degli ospiti. Ecco alcuni suggerimenti chiave da tenere a mente:

• Sii semplice e chiaro: Le istruzioni per il pagamento dovrebbero essere semplice e facile da capire. Evita l'ambiguità spiegando chiaramente ogni passaggio. Usa un linguaggio semplice e diretto per prevenire qualsiasi confusione.
• Includi tutte le informazioni necessarie: Assicurati che le tue istruzioni coprano tutto ciò che gli ospiti devono sapere prima di partire, come l'orario del check-out, il metodo di restituzione delle chiavi e qualsiasi altro dettaglio rilevante. Consideralo come una guida per i tuoi ospiti: controlla due volte che le tue istruzioni siano esaustive.
• Verifica l'accuratezza: Dopo aver completato le istruzioni, prenditi il tempo di correggerle attentamente. Controlla gli errori di ortografia e assicurati che tutte le informazioni siano corrette. Dettagli non corretti possono causare confusione e frustrazione, influenzando negativamente l'esperienza e le recensioni dei tuoi ospiti.
• Mantenere un tono cortese e amichevole: Usa un tono cortese e amichevole nelle tue istruzioni. Questo aiuta gli ospiti a sentirsi apprezzati e benvenuti. Considera di aggiungere un piccolo gesto, come un biglietto di ringraziamento o uno sconto per il loro prossimo soggiorno, per aumentare la loro soddisfazione.

Cosa includere nelle istruzioni per il check-out su Airbnb?

Istruzioni di check-out ben congegnate riducono potenziali malintesi e assicurano che la tua proprietà sia pronta per i prossimi ospiti. Possono lasciare un'impressione positiva duratura, incoraggiando le prenotazioni future. Ecco cosa includere:

1. Orario di check-out: Indica chiaramente la data e l'ora del check-out, poiché si tratta di informazioni cruciali per i tuoi ospiti. Per evitare ritardi dovuti a comunicazioni errate, suggerisci una finestra temporale, come "Si prega di effettuare il check-out entro le 11:00, idealmente tra le 10:00 e le 11:00.Potresti anche spiegare l'importanza di effettuare il check-out in orario, magari menzionando quando arriverà il personale delle pulizie.
2. Chiusura e sicurezza: Ricorda agli ospiti di chiudere tutte le finestre e le porte a chiave prima di andarsene per garantire la sicurezza della proprietà. Questo è particolarmente importante, poiché porte e finestre non chiuse a chiave possono rappresentare un rischio per la sicurezza. Se tu o il tuo personale sarete presenti in casa, puoi allentare un po' questo requisito ma comunque sottolineare l'importanza della sicurezza.
3. Tasto Ritorno: Se la tua casa vacanze utilizza chiavi fisiche, assicurati di informare gli ospiti su dove lasciarle, ad esempio, "Vi preghiamo di rimettere le chiavi nella cassetta di sicurezza sul portico; sono disponibili set per entrambe le porte, anteriore e posteriore."Se utilizzi una serratura intelligente, puoi semplificare questa operazione informando gli ospiti di assicurarsi che la porta sia chiusa e bloccata e ricordando loro che il loro codice di accesso temporaneo scadrà dopo il check-out.
4. Pulizia e riordino: L'entità della pulizia richiesta agli ospiti dipende dalla tariffa per la pulizia. Se la tariffa è bassa o non viene addebitata, è ragionevole richiedere alcune semplici attività, come:
   • Portare fuori la spazzatura
   • Lavare i piatti
   • Svuotare il frigorifero dal cibo
   • Mettere la biancheria usata nel cesto della biancheria
5. Spegnimento degli elettrodomestici: Ricorda agli ospiti di spegnere i dispositivi che consumano energia prima di partire per evitare spese inutili. Includi:
   • Luci
   • Elettronica, come la TV
   • Riscaldamento/Aria Condizionata
   • Camini a gas/elettrici
6. Controllo finale degli effetti personali: Gli ospiti spesso dimenticano gli oggetti, quindi aggiungere un promemoria nelle istruzioni di check-out è saggio. Ciò aiuta a ridurre il fastidio degli oggetti smarriti e aumenta la soddisfazione degli ospiti.
7. Richiesta di revisione: Chiedi gentilmente agli ospiti di lasciare una recensione nelle istruzioni per il check-out, sottolineando quanto sia importante il feedback per la tua attività. Abbiamo già scritto un articolo dettagliato su come ottenere più recensioni positive, che potresti trovare utile.
8. Informazioni sui contatti: Infine, assicurati di includere le tue informazioni di contatto in modo che gli ospiti possano contattarti facilmente per qualsiasi domanda dopo il check-out. Questa è anche un'ottima opportunità per condividere il tuo sito di prenotazione diretta, incoraggiando gli ospiti a tornare.

Come consegnare le istruzioni per il check-out ai tuoi ospiti?

1. Invio tramite Airbnb

Airbnb ha introdotto una funzionalità che invia automaticamente promemoria di check-out agli ospiti. Questa notifica verrà inviata ai dispositivi mobili degli ospiti alle 17:00 (ora locale) il giorno prima del check-out. Ecco come aggiungere le istruzioni per il check-out al tuo annuncio sulla versione desktop di Airbnb:

• Clic Annunci e seleziona l'inserzione che vuoi modificare
• Sotto Editor di quotazione, clicca Guida all'arrivo
• Clic Istruzioni per il pagamento, quindi fare clic Aggiungi istruzioni
• Effettua le tue selezioni e clicca Salva

Notare che:

• Gli ospiti devono scaricare il App di Airbnb e abilita le notifiche push per ricevere questo promemoria.
• Puoi aggiungere solo fino a 140 caratteri di dettagli facoltativi.

2. Esporre nella tua casa

Un'altra mossa intelligente è quella di esporre le istruzioni per il check-out in modo ben visibile nella propria abitazione.

• Crea un cartello chiaro: Progetta un cartello semplice e leggibile che descriva le procedure di ritiro delle chiavi, come l'orario di ritiro e le istruzioni per la restituzione delle chiavi.
• Scegli posizioni strategiche: Posizionare il cartello in aree molto frequentate, come la cucina o vicino alla porta d'ingresso, per assicurarsi che gli ospiti lo vedano.
• Aggiungi un tocco personale: Considera di lasciare un biglietto scritto a mano per ringraziare gli ospiti per il loro soggiorno. Questo aggiunge calore e incoraggia un feedback positivo.
• Utilizzare una lista di controllo: Se ci sono più attività da svolgere, un formato di checklist può aiutare gli ospiti a tenere facilmente traccia di ciò che devono fare prima di partire.

3. Utilizzo del software per gli affitti per le vacanze

Se tu elenca la tua proprietà su più piattaforme OTA, l'utilizzo di un software di gestione centralizzata semplificherà questo compito.

Gli strumenti di automazione di Hostex ti consentono di creare Modelli di messaggi automatici. Invieranno automaticamente messaggi agli ospiti su ogni piattaforma prima del check-out. Quindi non dovrai effettuare l'accesso a ogni piattaforma per gestire le istruzioni per il check-out, il che riduce notevolmente il tuo carico di lavoro.

1. Fare clic su Messaggistica automatica nella sezione Automazione.
2. Fare clic sul + pulsante per creare una nuova regola.
3. Crea un Prenotazione O Informazioni sul check-in grilletto.
4. Salva la tua regola.

Con questa soluzione puoi facilmente impostare messaggi automatici per ogni scenario immaginabile, coprendo tutte le fasi del soggiorno dei tuoi ospiti, dalla conferma della prenotazione al check-out e oltre.

I migliori modelli di istruzioni per il check-out di Airbnb

Ora che hai compreso le basi delle istruzioni per il pagamento, ecco alcuni modelli gratuiti e completi che puoi personalizzare per i tuoi messaggi.

Modello 1: Chiaro e diretto

Gentile [nome ospite], Grazie per aver soggiornato con noi nel nostro Airbnb! Ci auguriamo che tu abbia trascorso un soggiorno meraviglioso. Il tuo soggiorno terminerà il [data di check-out]. Per garantire un check-out senza intoppi, segui queste istruzioni:

· Vi preghiamo di effettuare il check-out entro le 11:00 per consentirci di preparare l'ospite successivo.
· Riporre tutte le chiavi nella cassetta di sicurezza all'esterno.
· Rimetti a posto tutto ciò che hai spostato durante il tuo soggiorno.
· Spegnere tutte le luci e gli elettrodomestici per risparmiare energia.
· Chiudi e blocca tutte le porte e le finestre per sicurezza. Grazie per aver seguito queste istruzioni. Non vediamo l'ora della tua prossima visita!

Modello 2: Conciso e chiaro

Ciao [nome ospite], Grazie per aver soggiornato con noi! Ti ricordiamo che il tuo check-out è domani alle 11:00. Prima di partire, ti preghiamo di lavare i piatti e di riportare a posto tutto ciò che hai spostato durante la tua visita. Assicurati di chiudere a chiave la porta quando esci. Speriamo che ti sia divertito e non vediamo l'ora della tua prossima visita! Buon viaggio!

Modello 3: Promemoria amichevole

Ciao [nome ospite], il tuo tempo con noi sta per finire. Ci auguriamo che tu abbia creato dei bei ricordi durante il tuo soggiorno! Per garantire una partenza senza intoppi, ecco i dettagli del check-out:

Orario di check-out:  
Il check-out programmato è tra le 10:00 e le 11:00 per consentire al nostro personale addetto alle pulizie di preparare l'ospite successivo. Se hai domande o hai bisogno di un check-out posticipato, contattaci al [numero di telefono dell'host] e faremo del nostro meglio per accontentarti.

Preparazione al check-out:  
Prima di andartene, per favore: · Getta la spazzatura nel grande bidone all'esterno. · Smonta i letti e metti le lenzuola nel cesto della biancheria. · Metti gli asciugamani usati nel cesto della biancheria. · Rimetti i mobili spostati nella loro posizione originale. · Lascia i piatti sporchi in cucina; se ne occuperanno i nostri addetti alle pulizie. · Spegni tutte le luci e gli elettrodomestici (tranne il frigorifero). · Controlla in ogni stanza se ci sono oggetti che potresti aver lasciato. · Svuota il frigorifero dal cibo. · Assicurati che tutte le finestre siano chiuse. · Chiudi a chiave le porte anteriori e posteriori e rimetti le chiavi nella cassetta di sicurezza.

Altre note:  
Se hai danneggiato accidentalmente degli oggetti durante il tuo soggiorno, faccelo sapere. Ti informeremo se eventuali costi di riparazione o sostituzione saranno dedotti dal tuo deposito. Ci piacerebbe ricevere il tuo feedback, positivo o costruttivo, per aiutarci a migliorare per i futuri ospiti. Se hai gradito il tuo soggiorno, ti preghiamo di considerare di lasciare una recensione sulla piattaforma di prenotazione; aiuta la nostra attività a crescere! Grazie ancora per aver scelto il nostro Airbnb! Come segno del nostro apprezzamento, abbiamo preparato un piccolo regalo per te. Ti invitiamo anche a visitare il nostro sito di prenotazione [sito di prenotazione]: speriamo di rivederti presto! Buon viaggio, [il tuo nome]

Domande frequenti sulle istruzioni per il pagamento

Come assicurarsi che gli ospiti seguano le linee guida per il check-out?

• Comunicazione chiara: Comunicare chiaramente le informazioni relative al check-out nella conferma della prenotazione e prima del check-in, assicurandosi che gli ospiti conoscano l'orario e le procedure di check-out.
• Promemoria visivi: Esporre cartelli visibili sulla proprietà per ricordare agli ospiti i dettagli del check-out.
• Promemoria anticipato: Inviare un messaggio agli ospiti il giorno prima del check-out per ribadire il loro impegno a rispettare le linee guida.
• Interazione amichevole: Interagisci con gli ospiti in modo amichevole, facendoli sentire benvenuti e a loro agio.
• Piccole ricompense: Valuta la possibilità di offrire piccoli premi, come buoni sconto, agli ospiti che seguono le linee guida e incoraggiali a fornire un feedback sulla loro esperienza.

Strumenti consigliati per la gestione del processo di check-out

Ospite è un popolare software di gestione Airbnb che fornisce funzionalità di gestione complete per aiutare gli host a ottimizzare il processo di check-out:

• Messaggistica automatica: Imposta messaggi automatici per ricordare agli ospiti gli orari e le procedure di check-out, riducendo l'intervento manuale e garantendo una comunicazione tempestiva.
• Sincronizzazione del calendario: Offre la sincronizzazione del calendario per visualizzare lo stato delle prenotazioni in tempo reale, evitando che eventuali ritardi nel check-out influiscano sull'arrivo dell'ospite successivo.
• Gestione delle attività: Crea e assegna automaticamente attività al personale addetto alle pulizie per garantire che le camere vengano preparate rapidamente dopo la partenza degli ospiti, con monitoraggio automatico dell'avanzamento delle attività per una maggiore efficienza.
• Gestione delle recensioni: Include funzionalità per inviare automaticamente recensioni ai tuoi ospiti dopo il check-oute ti consente di ottenere e rispondere alle recensioni degli ospiti per aiutarci a migliorare il tuo servizio.