So verwalten Sie Airbnb aus der Ferne: 9 praktische Tipps für 2024

Einer der großen Vorteile eines Airbnb-Gastgebers ist die Möglichkeit, Ihre Ferienwohnung von überall auf der Welt aus zu verwalten. ein Airbnb betreiben bringt zwar eine ganze Reihe von Aufgaben mit sich, aber die Fernverwaltung ist tatsächlich einfacher und effizienter, als Sie vielleicht denken. Das Geheimnis liegt in der Einrichtung solider Geschäftsprozesse und Managementpraktiken, damit alles reibungslos läuft.

Wenn Sie davon träumen, am Strand zu faulenzen oder neue Orte zu erkunden, ohne sich um Ihr Airbnb zu kümmern, finden Sie in diesem Blog die besten Tipps, um diesen Traum wahr werden zu lassen. Machen Sie sich bereit, die Geheimnisse der Fernverwaltung zu lüften und Ihr Airbnb mühelos zum Erfolg werden zu lassen!

Vor- und Nachteile der Remote-Verwaltung von Airbnb

Die Vorteile der Fernverwaltung eines Airbnb sind leicht vorstellbar. Sie können Ihre betriebliche Effizienz und Flexibilität deutlich steigern. Wir müssen uns jedoch auch der damit verbundenen potenziellen Risiken bewusst sein.

Vorteile:

1. Flexibilität und Freiheit: Sie haben die Freiheit, von überall aus zu arbeiten, sei es am Strand, in einem Café oder auf Reisen. So können Sie Ihre Einträge in Echtzeit verwalten und den Lebensstil eines digitalen Nomaden pflegen.
2. Skalierbarkeit: Mit Automatisierungstools können Sie Abläufe optimieren und Verwalten Sie mehrere Eigenschaften von mehreren Plattformen aus effizient. Das bedeutet, dass Sie Ihr Geschäft ausbauen können, ohne sich in jedem Detail verlieren zu müssen.
3. Verbessertes Gästeerlebnis: Automatisierte Systeme ermöglichen schnelle Antworten, reibungslose Check-ins und gleichbleibende Servicequalität. Dies steigert nicht nur die Zufriedenheit der Gäste, sondern stärkt auch die Attraktivität Ihrer Unterkunft in einem wettbewerbsintensiven Markt.
4. Breitere Anlagemöglichkeiten: Sie können attraktive Standorte außerhalb Ihrer unmittelbaren Umgebung erkunden und dort investieren. Diese Flexibilität eröffnet Ihnen ein breiteres Spektrum an Möglichkeiten und ermöglicht Ihnen die Diversifizierung Ihres Portfolios auf verschiedene Städte oder Länder.

Risiken:

1. Geringere Reaktionsfähigkeit: Wenn unerwartete Probleme auftreten, wie z. B. ein geplatztes Rohr oder Bedenken hinsichtlich der Sauberkeit, können Sie diese möglicherweise nicht sofort beheben. Sie müssten sich auf Dritte verlassen, was zu Verzögerungen führen könnte.
2. Abhängigkeit von anderen: Remote-Management bedeutet, dass man darauf vertrauen muss, dass die Anbieter ihre Versprechen einhalten, insbesondere bei Reinigungsdiensten. Wenn die Reinigung unzureichend ist, kann es sein, dass Sie das Problem erst entdecken oder lösen, wenn die Gäste eintreffen.
3. Fehlende Vor-Ort-Betreuung: Durch Automatisierung können zwar einige Verwaltungsaufgaben reduziert werden, das Fehlen einer Vor-Ort-Überwachung kann jedoch dazu führen, dass Details übersehen werden. Dies erfordert eine sorgfältige Auswahl der Partner und Tools.

9 bewährte Tipps für die Remote-Verwaltung von Airbnb

Unabhängig davon, ob Sie Ihr Airbnb aus der Ferne verwalten, bleibt die Arbeit, die Sie erledigen müssen, dieselbe: Ihren Gästen ein großartiges Erlebnis zu bieten. Mit den richtigen Geschäftsprozessen können Sie Ihr Airbnb reibungslos und kostengünstig betreiben und so eine solide Grundlage für den Erfolg legen.

1. Wählen Sie eine zuverlässige Immobilienverwaltungssoftware

Eine leistungsstarke Property Management Software (PMS) wie Hostex ist ein wichtiger Partner für die Fernverwaltung von Airbnb. Sie vereinfacht nicht nur Ihre täglichen Abläufe, sondern automatisiert auch viele Aufgaben:

• Nahtlose OTA-Integration: Hostex verbindet mehrere Plattformen für Kurzzeitvermietungen (wie Airbnb, Booking.com, Expedia, Vrbo, Google Vacation Rental usw.). Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Einträge auf allen Plattformen auf dem neuesten Stand sind, was die Sichtbarkeit und die Buchungsmöglichkeiten maximiert.
• Kalendersynchronisierung in Echtzeit: Mit PMS können Sie alle Immobilienkalender auf einer Plattform verwalten, einschließlich Verfügbarkeit, Preisgestaltung und Buchungsregeln. Diese zentrale Verwaltung erleichtert die Überwachung der Leistung jeder Immobilie und ermöglicht es Ihnen, rechtzeitig Anpassungen vorzunehmen, wodurch das Risiko von Doppelbuchungen minimiert wird.
• Automatisierte Nachrichten: Automatische Antworten und ausgelöste Nachrichtenfunktionen sorgen dafür, dass Sie nie wieder eine Gästeanfrage verpassen. Außerdem können Sie damit im Voraus nützliche Informationen bereitstellen, was zweifellos die Zufriedenheit der Gäste steigert. Wir werden im nächsten Abschnitt näher darauf eingehen.
• Automatisierte Aufgaben: Hostex kann beim Auschecken von Gästen automatisch Reinigungsaufgaben generieren und sie bestimmten Reinigungskräften zuweisen. Sie können den Fortschritt auch überwachen und die Ergebnisse anhand der Aufgabendetails überprüfen.
• Zusammenarbeit im Team: Hostex ermöglicht Ihnen die Erstellung benutzerdefinierter Unterkonten für Teammitglieder mit spezifischen Berechtigungen und steigert so die Teameffizienz.
• Unternehmensstatistiken: Mit dem PMS haben Sie Zugriff auf Datenanalysen und Berichte in Echtzeit. So können Sie die Leistung Ihrer Immobilie bewerten, Markttrends erkennen und fundierte Entscheidungen auf der Grundlage von Daten treffen.
• Tools für dynamische Preisgestaltung: Das PMS lässt sich auch in dynamische Preistools integrieren, sodass Sie die Preise basierend auf Angebot und Nachfrage, saisonalen Änderungen und der Preisgestaltung der Konkurrenz anpassen können, um Ihren Umsatz zu maximieren.

2. Richten Sie automatisierte Nachrichten ein

Wenn Sie ein Airbnb aus der Ferne verwalten, erfolgt Ihre gesamte Interaktion mit Gästen über Online-Nachrichten. Dennoch können Sie mithilfe der automatisierten Nachrichten von Hostex eine gute Beziehung zu Ihren Gästen aufbauen und Ihre Aufmerksamkeit und Professionalität als Gastgeber unter Beweis stellen.

Automatische Antworten kann rund um die Uhr auf Anfragen von Gästen reagieren und sicherstellen, dass sie zeitnahe Unterstützung erhalten. Dies ist zweifellos eines der wichtigsten Tools zur Verbesserung des Gästeerlebnisses.

Stellen Sie sicher, dass Sie Gäste zu wichtigen Zeitpunkten während ihres Aufenthalts proaktiv kontaktieren, um ihnen wichtige Informationen zu geben. Zum Beispiel:

• Bestätigungsinformationen: Bestätigen Sie nach der Buchung die Ankunftszeit des Gastes und die Anzahl der Gäste.
• Willkommensnachricht: Senden Sie es am Morgen des Check-ins mit detaillierten Informationen zum Self-Check-in-Verfahren.
• Anweisungen zum Check-in: Stellen Sie Hausregeln und Richtlinien für die Nutzung der Annehmlichkeiten bereit.
• Check-Out-Erinnerung: Senden Sie es am Tag vor dem Check-out, um die Gäste an die Check-out-Zeit und wichtige Details zu erinnern.

Die Vorlagen für automatisierte Nachrichten sollten je nach Situation des Gastes und Aufenthaltsdetails angepasst werden. Diese personalisierte Kommunikation verbessert nicht nur das Gästeerlebnis, sondern stärkt auch das Vertrauen der Gäste in Sie.

3. Bieten Sie ein nahtloses Self-Check-In-Erlebnis

Mithilfe moderner Technik können Sie dafür sorgen, dass das Ein- und Auschecken Ihrer Gäste auch ohne Anwesenheit des Gastgebers reibungslos abläuft. Das erhöht den Komfort enorm.

Intelligente Schlösser (oder Schlüsselboxen) sind unverzichtbare Tools für den Self-Check-in. Durch die Integration in Ihr PMS können intelligente Schlösser für jede Buchung einzigartige digitale Zugangscodes generieren. Diese Codes sind nur während des Aufenthalts des Gastes gültig. Sie können die Schlösser auch über eine mobile App steuern und so die Sicherheit der Unterkunft gewährleisten. Gäste können den Code bei der Ankunft verwenden, um die Unterkunft zu betreten.

Ebenso wichtig ist der Self-Check-out. Sie können diesen Vorgang mit automatischen Erinnerungen vereinfachen. Stellen Sie sicher, dass die Gäste wissen, was beim Check-out zu tun ist, z. B. die Schlüssel zurückgeben und die Tür abschließen. Ermutigen Sie die Gäste außerdem, Sie nach dem Check-out zu benachrichtigen, damit Sie die Reinigung umgehend veranlassen können.

4. Erstellen Sie einen umfassenden Check-In-Leitfaden

Um einen reibungslosen Check-in zu gewährleisten, müssen Sie häufige Probleme minimieren. Mit einem Check-in-Leitfaden können Sie für Ihre Gäste „vorausdenken“ und so deren Zufriedenheit weiter steigern. Fügen Sie die folgenden Details hinzu:

• Adresse und beste Transportmöglichkeiten
• WLAN-Passwort
• Check-in- und Check-out-Zeiten
• Anleitungen für Geräte
• Kontaktinformationen für Notfälle
• Lokale Empfehlungen oder Reiseführer
• Hausregeln

5. Sorgen Sie für ausreichend Vorrat

Kommunizieren Sie mit Ihren Reinigungskräften oder der Hausverwaltung, um sicherzustellen, dass immer genügend Vorräte vorhanden sind.

Das Einrichten von wiederkehrenden Bestellungen kann diesen Prozess erheblich vereinfachen, wenn dies möglich ist. Durch den Kauf in großen Mengen stellen Sie nicht nur eine ausreichende Versorgung sicher, sondern erzielen möglicherweise auch bessere Preise. Erwägen Sie beispielsweise die Beschaffung über Amazon oder Online-Shops speziell für Airbnb-Gastgeber wie aBundle und Freshbnb, die häufig kostenlosen Versand und Rabatte anbieten.

Beim Einkauf von Vorräten ist es ratsam, eine Checkliste mit den wichtigsten Artikeln zu erstellen, die regelmäßig überprüft und aufgefüllt werden sollten, um eine angenehme Umgebung für die Gäste zu gewährleisten. Zum Beispiel:

• Klopapier
• Badeprodukte: Duschgel, Seife, Shampoo, Spülung, Zahnpasta
• Handseife
• Spülmittel
• Tee und Kaffee
• Gewürze: Salz, Pfeffer, Zucker usw.
• Müllsäcke
• Reinigungsmittel: Bleichmittel, Reiniger, Schwämme
• Willkommensgeschenke: Schokolade, Wein, Kekse

6. Beauftragen Sie professionelle Reinigungsdienste

Unabhängig davon, ob Sie Ihr Airbnb aus der Ferne verwalten oder nicht, ist es wichtig, ein zuverlässiges Reinigungsteam zu finden. Eine gute Reinigung sorgt dafür, dass Ihre Immobilie immer in Top-Zustand ist und steigert die Zufriedenheit der Gäste.

• Reinigungsservices: Sie können seriöse und erfahrene Reinigungskräfte in lokalen Foren, sozialen Medien oder über Empfehlungen finden. Plattformen wie Properly oder TaskRabbit können Ihnen dabei helfen, mit geprüften Reinigungsdiensten in Kontakt zu treten. Für Gastgeber mit mehreren Unterkünften ist die Wahl eines professionellen Reinigungsunternehmens oft die bessere Option. Professionelle Unternehmen bieten Reinigungsdienste von hohem Standard und verfügen in der Regel über mehrere Mitarbeiter.
• Reinigungscheckliste: Kommunizieren Sie mit Ihrem Reinigungsteam, um eine detaillierte Reinigungscheckliste zu erstellen und sicherzustellen, dass jede Reinigung Ihren Standards entspricht. Dies hilft den Reinigungskräften nicht nur, ihre Aufgaben zu verstehen, sondern garantiert auch, dass jeder Gast beim Einchecken den gleichen hohen Standard vorfindet.
• Reinigungsmanagement: Die Verwendung von Verwaltungssoftware oder Apps kann den Reinigungsprozess effizienter gestalten. Tools wie Hostex können in Echtzeit mit Ihrer Buchungsplattform synchronisiert werden und Reinigungsaufgaben automatisch basierend auf Check-in- und Check-out-Situationen planen. Dieses automatisierte Management reduziert den Aufwand für die manuelle Koordination und gewährleistet die effiziente Ausführung von Reinigungsaufgaben.

7. Bauen Sie ein lokales Team auf

Zusätzlich zu den Reinigungskräften müssen Sie ein zuverlässiges Team vor Ort zusammenstellen, das Sie bei der Bewältigung unerwarteter Probleme unterstützt, beispielsweise:

• Klempner
• Elektriker
• Klima- und Heizungstechniker
• Gärtner
• Heimwerker

Sie können lokalen Airbnb-Gastgebergruppen oder Foren beitreten, um mehr über von anderen Gastgebern empfohlene Dienstleister zu erfahren. Alternativ können Sie bei Gemeinschaftsveranstaltungen oder Messen mit lokalen Dienstleistern in Kontakt treten.

Wir empfehlen Ihnen außerdem dringend, ein gutes Verhältnis zu Ihren Nachbarn aufzubauen. Sie können Sie über den Zustand der Immobilie informieren, insbesondere während des Aufenthalts von Gästen. Nachbarn können auf ungewöhnliche Situationen achten und Gästen in Notfällen helfen, um die Sicherheit und den reibungslosen Betrieb Ihrer Immobilie zu gewährleisten.

8. Smart-Home-Technologie implementieren

Die Implementierung von Smart-Home-Technologie verbessert das Gästeerlebnis. Außerdem vereinfacht sie die Fernverwaltung für Gastgeber. Smart-Home-Geräte steigern die Attraktivität Ihrer Immobilie. Sie bieten sowohl Komfort als auch Sicherheit.

• Intelligente Schlösser: Ersetzen Sie herkömmliche Schlüssel durch intelligente Schlösser, sodass Gäste per Code oder App einchecken können. Dies macht den Schlüsselaustausch überflüssig und erhöht gleichzeitig die Sicherheit.
• Intelligente Thermostate: Ermöglichen Sie Gästen, die Raumtemperatur anzupassen, während Gastgeber die Einstellungen ferngesteuert steuern können. So sparen Sie Energie- und Betriebskosten und verbessern gleichzeitig den Komfort.
• Intelligente Beleuchtung: Gastgeber können die Beleuchtung ferngesteuert steuern und so eine Anwesenheit simulieren, um so die Sicherheit und Attraktivität zu erhöhen.
• Sicherheitssysteme: Ausgestattet mit intelligenten Kameras und Alarmsystemen überwachen sie die Sicherheit des Anwesens in Echtzeit und sorgen so sowohl bei Gästen als auch bei Gastgebern für ein beruhigendes Gefühl.
• KI-Assistenten: Geräte wie Amazon Echo ermöglichen es Gästen, Geräte und Apparate über Sprachbefehle zu steuern, sodass sie die Bedienung verschiedener Systeme nicht erlernen müssen.

Wir haben zuvor einen Artikel geschrieben, in dem wir einige Smart-Geräte, die in modernen Ferienunterkünften vorhanden sein sollten, die Ihnen weitere Inspirationen liefern können.

9. Informieren Sie sich über die örtlichen Vorschriften

Auch wenn Sie Ihr Eigentum aus der Ferne verwalten, unterliegt es weiterhin den örtlichen Gesetzen und Vorschriften. Diese Vorschriften können sich auf Steuern, Lizenzanforderungen und andere Betriebsstandards beziehen. Indem Sie auf dem Laufenden bleiben, können Sie rechtliche Risiken vermeiden. Hier sind einige praktische Tipps:

• Überprüfen Sie regelmäßig offizielle Informationen: Machen Sie es sich zur Gewohnheit, regelmäßig auf der offiziellen Website Ihrer Stadt oder Gemeinde nach den neuesten Bestimmungen zur kurzfristigen Vermietung zu suchen. Dies ist die Grundlage für die Einhaltung aller Regeln.
• Treten Sie Host-Communitys bei: Nehmen Sie an Online-Foren oder lokalen Gastgebergruppen teil, um Einblicke von anderen Gastgebern zu erhalten. Diese Communities bieten oft wichtige Informationen zur Einhaltung lokaler Gesetze und halten Sie über Änderungen auf dem Laufenden.
• Konsultieren Sie Rechtsexperten: Bei komplexen Rechtsfragen, insbesondere in Staaten, in denen Sie nicht wohnen, ist es ratsam, sich an Rechtsexperten zu wenden, die auf Immobilien oder kurzfristige Vermietungen spezialisiert sind. Sie können klare Erklärungen geben und Ihre Einhaltung der Vorschriften sicherstellen.
• Bleiben Sie anpassungsfähig: Vorschriften können sich jederzeit ändern. Behalten Sie einen flexiblen Ansatz bei und passen Sie Ihre Betriebsstrategien regelmäßig an, um neuen gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Wie Sie sehen, ist es durch die Etablierung standardisierter Geschäftsprozesse und die Nutzung von Automatisierungstools durchaus möglich, ein effizienter Remote-Airbnb-Gastgeber zu werden.

Passen Sie Ihre Strategien an Ihre spezifische Situation an und optimieren Sie Ihren Ansatz kontinuierlich in der Praxis. Schon bald werden Sie die Freuden entdecken, die die Verwaltung eines Airbnb aus der Ferne mit sich bringt.